الدفتر بيضيّع فلوس فين
اسأل بقال عليه كام ليه عند الناس وهيقولك «حوالي أربعة، خمس تلاف». خلّيه يجمع الدفتر وهتلاقيها 9,200 — وفيها تلات أسامي مش فاكر مين هما وصفحتين مكتوب فيهم «دفع» من غير المبلغ. محدش سرق حاجة. الدفتر بس بيعمل أربع حاجات وحش:
- مفيهوش إجمالي. عمرك ما بتشوف الرقم كله، فعمره ما بيحسّسك إنه مستعجل.
- مفيهوش تواريخ. سطر بـ 300 جنيه من يناير وسطر من الأسبوع اللي فات شكلهم واحد.
- نسخة واحدة. الزبون معهوش حاجة في إيده، فأي كلام عن الرصيد بيبدأ من الصفر — ومن الشك.
- بيعتمد على شخص واحد. اليوم اللي صاحب المحل مش موجود فيه، الكاشير يا بيرفض الكل يا بيكتب على ورقة سايبة.
مفيش في ده حجة ضد الأجل. الأجل هو السبب إن العيلة اللي قصادك بتشتري منك مش من السلسلة. هو حجة لدفتر بيجمع لوحده وبيأرّخ نفسه وبيتطبع.
3 عادات بتحميك
1. حد لكل زبون — بيتقرر قبل مش أثناء
قرّر لكل زبون المبلغ اللي إنت مرتاح إنه يبقى عليه: 500 للجار الجديد، 3,000 للعيلة اللي بتشتري منك من عشر سنين. اكتبه في مكان الكاشير يشوفه (خانة ملاحظات العميل في PosMasr معمولة للكلام ده). القصد مش إنك ترفض الناس — القصد إن كلمة «نصفّي جزء الأول» تتقال عند 2,900 بهدوء، مش عند 7,000 بعصبية.
2. كشف حساب الزبون يمسكه بإيده
كشف حساب مطبوع — كل فاتورة وكل دفعة والرصيد — بينهي حوار «أنا دفعتلك الأسبوع اللي فات» قبل ما يبدأ، لأنكم الاتنين بتبصوا على نفس الورقة. اطبعه شهرياً لأي حد عليه أكتر من كام مية، وفي اللحظة لأي حد يطلبه.
3. تذكير مش محرج
إحراج إنك تطلب هو السبب إن الأرصدة بتكبر. شيل الطلب من النص: الفاتورة نفسها بتطبع الرصيد كل مرة الزبون يشتري أجل، ورسالة واتساب فيها كشف الحساب تذكير محدش مضطر يقوله بصوت عالي. والأيام الثابتة بتساعد كمان — «بنصفّي أول الشهر» دي سياسة مش طلب شخصي.
حسابات الأجل بتشتغل إزاي في PosMasr
الأجل جزء من البيعة نفسها، مش حاجة متركّبة من بره. بعد ما الأصناف تدخل السلة، الكاشير بيدوس أجل بدل دفع:
- اختار الزبون من القايمة، أو اكتب اسم جديد وتليفون في اللحظة. وكارت ولاء أو كارت أجل عليه باركود بيختاره بمسحة.
- الفاتورة بتتحفظ على حسابه وبتتطبع باسمه ورصيده الجديد — التذكير في إيده قبل ما يمشي من الكاونتر.
- زرار أجل في الشريط اللي فوق بيفتح شاشة «مين عليه كام»: كل زبون وتليفونه ورصيده وآخر حركة، وإجمالي المستحقات فوق. ومنها: كشف حساب، تسجيل دفعة، طباعة كل المستحقات، عميل جديد.
- الدفعات ممكن تكون جزئية وبتتأرّخ؛ الرصيد بينزل فوراً والدفعة بتظهر في كشف الحساب. والتقرير اليومي فيه سطر «تحصيل أجل» عشان عدّ الدرج يفضل مظبوط.
شوية تفاصيل بتفرق في الشغل:
- مين يقدر يبيع أجل: صلاحيات لكل كاشير. اسحب صلاحية الأجل من الكاشير الجديد والزرار بيطلب كلمة سر المدير — قرار المدير، في اللحظة، من غير ما يسيب الكاونتر.
- المرتجعات ممكن تترد خصم من حساب الأجل بدل ما تطلع من الدرج، فالدفتر يفضل هو المرجع الوحيد.
- العملاء وزباين الأجل قايمة واحدة (ميزة الموردين والعملاء): الملاحظات، مشتريات الشهر، الرصيد وآخر حركة جنب بعض — والحد اللي قررته بيتكتب في الملاحظات.
- واتساب: زرار الفاتورة تحت السلة بيبعت آخر فاتورة كنص لرقم الزبون، وبيتملا لوحده لما البيعة على عميل.
- الباقات: البيع على الحساب في كل الباقات؛ كشوف الحساب وقايمة العملاء مع الذهبية؛ ولوحة المتابعة وإدارة الأجل من الموبايل مع البلاتينية. شوف الأسعار.
كشف حساب حقيقي
ده اللي بيطلع من الطابعة الحرارية لما تدوس كشف حساب: شعار المحل واسمه، الزبون وتليفونه، تاريخ الطباعة، وبعدين سطر لكل فاتورة (مدين) ولكل دفعة (دائن) بتاريخه، والرصيد المستحق بخط عريض تحت، وخانة توقيع.
فاتورتين بـ 145 و60، دفعة 100 وسلسلة دفعات بـ 10 جنيه — الزبون ده بيدفع شوية كل زيارة، وده بالظبط نوع الحساب اللي الدفتر بيضيّعه وكشف الحساب بيوضّحه.
وطباعة كل المستحقات بتديك نفس الحاجة للكل في ورقة واحدة — القايمة اللي بتمشي عليها يوم التحصيل.
كارت «المستحقات» على موبايلك
لوحة المتابعة (البلاتينية) فيها كارت اسمه المستحقات (أجل): إجمالي اللي ليك عند الناس دلوقتي وموزّع على كام زبون، بيتحدّث كل 30 ثانية، من واي فاي المحل أو من أي مكان على النت. لما الرقم ده يطلع يومين ورا بعض، بتعرف قبل ما الشهر يخلص.
وصفحة الإدارة على نفس اللوحة بتفتح حسابات الأجل نفسها: مين عليه كام، كشف كل واحد، وتسجيل دفعة — فالزبون اللي يحوّل إنستاباي وإنت في البيت بيتقيّد له من موبايلك، وباسمك على الحركة.
والملخص اليومي على تيليجرام أو الإيميل فيه أرقام الأجل كمان، فصورة اليوم بتوصلك من غير ما تفتح حاجة.
روتين تحصيل أسبوعي
التحصيل عادة مش حدث. 10 دقايق في اليوم، بمهام ثابتة في أيام ثابتة، بتخلّي الإجمالي ثابت والحوارات قصيرة. ظبط الأيام على أسبوعك إنت.
| إمتى | إيه | في PosMasr | بياخد |
|---|---|---|---|
| كل يوم | بصّة على إجمالي المستحقات ومين اتحرك | كارت اللوحة على الموبايل، أو شاشة الأجل عند القفل | دقيقة |
| السبت | اطبع كشوف لكل اللي فوق حد «يستاهل ورقة» | أجل ← كشف حساب، أو طباعة كل المستحقات | 5 دقايق |
| الاتنين | تذكير ودّي للي معدّوش | فاتورة واتساب / رسالة قصيرة بالرصيد | 5 دقايق |
| الأربع | راجع مين قرّب من حده؛ قرّر قبل الخميس | قايمة العملاء: الرصيد + عمود الملاحظات | 3 دقايق |
| الخميس | يوم التحصيل — سجّل كل دفعة لحظتها | تسجيل دفعة (الكاشير أو الموبايل)؛ وبتظهر على الفاتورة الجاية | طول اليوم |
| أول الشهر | صفّي الحسابات الكبيرة؛ ادّي كشف الحساب مع الفاتورة | كشف حساب + تسجيل دفعة | 10 دقايق |
أي قواعد لأي محل
| محلك | الحد المعتاد | التصفية إمتى | خد بالك من |
|---|---|---|---|
| بقالة / ميني ماركت | مشتريات أسبوع لكل بيت | يوم المرتب، كل شهر | حسابات صغيرة كتير — الإجمالي أكبر مما بيحس |
| صيدلية | شهر علاج مزمن | مع الصرفة الجاية | الأصناف الغالية لمرة واحدة — اتفق على المبلغ قبل الصرف |
| كافيه / مطعم | العاملين والزباين الدايمين بس، مبالغ صغيرة | أسبوعياً | حسابات الويترز بيفتحوها — اقصر صلاحية الأجل على المدير |
| مواد بناء / جملة | لكل مقاول، متفق عليه مكتوب | كل توريد أو كل مرحلة | استخدم فاتورة A4 برقم العميل الضريبي |
| بوتيك / محل موبايلات | أقساط على صنف واحد | تواريخ ثابتة مكتوبة في كشف الحساب | احفظ بيانات البطاقة في ملاحظات العميل |
أسئلة سريعة
PosMasr بيمنع البيعة لما الزبون يعدّي حده؟
بيعرض الرصيد على كل فاتورة أجل وعلى شاشة مين عليه كام، وتقدر تخلّي صلاحية الأجل مع المدير بس فالكاشير ميقدرش يديّن لوحده. الحد نفسه سياستك إنت، مكتوبة في ملاحظات العميل — عن قصد، لأن جار العشر سنين والزبون الجديد مش نفس الحالة.
أقدر أنقل دفتري الحالي للبرنامج؟
أيوه: ضيف كل زبون برصيده الافتتاحي كبيعة أجل أو ملاحظة، وبعدها كل حاجة بتتسجل لوحدها. أغلب المحلات بتعملها في ليلة واحدة والدفتر مفتوح جنب الكاشير.
زبون بيدفع جزء دلوقتي وجزء بعدين؟
تسجيل دفعة بيقبل أي مبلغ؛ الرصيد بيتحدّث وكل دفعة بتظهر في كشف الحساب بتاريخها.
الزبون يقدر يشوف رصيده من غير ما يسألني؟
على كل فاتورة بياخدها، وعلى فاتورة واتساب لو بعتها. مفيش دخول للزبون — الدفتر بيفضل بتاعك.
عندي كاشيرين — بيشتركوا في دفتر الأجل؟
أيوه. الجهاز الرئيسي عنده العملاء ودفتر الأجل؛ والثانوي بيستخدم نفس القايمة وبيبعتله كل فاتورة. شوف الكاشير التاني في الدليل.
اقفل الدفتر — 7 أيام مجاناً
ضيف زباين الأجل، بيع طلب واحد أجل واطبع كشف الحساب. لو مخلّاش آخر الشهر أسهل، مخسرتش حاجة. ومن غير اشتراك، أبداً.
